Ți s-a întâmplat vreodată să îți verifici programul zilei și să te trezești gândindu-te „de ce este ședința asta în calendarul meu”?
Petrecem prea mult timp în ședințe. Ședințe care nu sunt întotdeauna productive, plăcute sau semnificative. Din acest motiv, mulți experți în HR și cercetători caută modalități prin care companiile ar putea face trecerea de la ședințe care ar fi putut fi un e-mail (cu toții le știm!) la experiențe captivante, cu un scop precis.
Iată 3 strategii pe care le poți aplica:
- Stabilește un scop clar pentru întâlnire – metoda Priya Parker
Privește lucrurile în ansamblu pentru puțină perspectivă. De ce vă întâlniți? Care este nevoia reală pe care încercați să o abordați? Cine din cadrul organizației vă poate ajuta să o rezolvați?
Răspunsul la aceste întrebări te va ajuta, înainte de toate, să aduci la masă persoanele potrivite. Prea des invităm pe toată lumea, în loc să ne întrebăm dacă prezența fiecăruia este relevantă pentru scopul întâlnirii.
În Arta de a ne aduna (ideile noastre principale aici), Parker dezvăluie modul în care presupunem scopul, fără a chestiona vreodată motivele reale pentru care ne întâlnim. Sapă întotdeauna mai adânc, îndepărtează strat după strat și, în cele din urmă, vei ajunge la o perspectivă semnificativă în jurul căreia poți începe să îți proiectezi ședința.
Într-un interviu pentru Charter, Parker povestește despre o angajată Google care le cere oamenilor să completeze detalii precum scopul întâlnirii și ce anume au nevoie de la ea atunci când solicită o programare în Google Calendar. Pe scurt, acest lucru o ajută să îi ajute mai bine.
Când nu ne orientăm invitații sau participanții la începutul întâlnirii, aceștia vor petrece mult timp încercând să își dea seama singuri de context. Se economisește pur și simplu atât de mult timp și energie pentru toată lumea atunci când fiecare își cunoaște rolul atribuit într-o anumită ședință.
- Lucrează la cultura ta (a ședințelor sănătoase)
Dacă îți repari cultura organizațională, astfel încât oamenii să prețuiască și să respecte opiniile celorlalți, să se simtă în siguranță să intervină, iar vulnerabilitatea să fie încurajată, atunci și ședințele tale vor deveni transformatoare și pline de însemnătate.
Multe locuri de muncă sunt inhibate mai degrabă de o pace nesănătoasă decât de un conflict nesănătos. Creează oportunități pentru ca oamenii să se exprime, încurajează controversa sănătoasă și provoacă angajații să pună pe masă ceea ce gândesc cu adevărat.
O parte din secretul succesului unei ședințe este cultivarea unei culturi în care opiniile oamenilor sunt valorizate și în care toți știu care este scopul pentru care lucrează.
- Proiectează în jurul unui rezultat dorit – metoda Steward & Tsao
Gândește-te la rezultatul pe care dorești să îl obții cu ședința ta și apoi lucrează invers, pornind de acolo.
Steward & Tsao, co-autori ai cărții Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings, definesc rezultatul dorit ca fiind produsul specific pe care intenționezi să îl realizeze întâlnirea ta. Ei diferențiază rezultatul de scop uitându-se la începutul acestora: un scop începe cu un verb (a discuta x, a decide y), în timp ce un rezultat începe cu un substantiv (ca în „o listă de acțiuni” sau „decizii privind x”).
Enunțarea rezultatului dorit la începutul unei ședințe îi pregătește pe toți pentru o muncă concentrată. De asemenea, ajută la distingerea între cine trebuie să participe și cine trebuie doar să fie informat ulterior, încurajând oamenii să facă o alegere informată cu privire la necesitatea participării lor.
Având un scop clar în minte, definind rezultatul dorit și asigurându-te că cultura ta organizațională prețuiește vulnerabilitatea și participarea, faci pași esențiali către ședințe de lucru mai eficiente, dar și mai plăcute. Definirea și asigurarea acestora te vor ajuta, de asemenea, să decizi dacă o ședință este cea mai bună cale de a-ți atinge obiectivul sau dacă un e-mail (sau o altă formă de comunicare) ar putea funcționa la fel de bine.
